A kárbejelentést bármely, a gépjármű-felelősségbiztosítást művelő biztosítónál meg lehet tenni. Amennyiben már a káresemény helyszínén kiderül, hogy a károkozó gépjármű üzembentartója nem rendelkezik érvényes felelősségbiztosítási szerződéssel, legcélszerűbb, ha károsult a kárbejelentést saját felelősségbiztosítójánál teszi meg.
Abban az esetben, ha a kárt külföldi gépjármű üzemeltetése során okozták, lehetőleg a káresemény helyszínén tisztázni kell felelősségbiztosítójának nevét és a kötvényszámot. Ezen adatok később a kárrendezést nagymértékben gyorsíthatják. Ugyancsak célszerű még a kárbejelentést megelőzően akár irodánknál, akár valamely biztosítónál érdeklődni aziránt, hogy az ismert külföldi felelősségbiztosító rendelkezik-e a Magyarországon okozott károk rendezésére felkért ún. levelezővel. Ha igen, a kárt ennél a biztosítónál vagy az általa megnevezett, a biztosítók részére kárrendezési tevékenységet végző szervezetnél kell bejelenteni. Ebben az esetben a külföldi felelősségbiztosító nevében eljárva ez a szervezet végzi a teljes kárrendezést.
Ha a külföldi biztosító nem rendelkezik levelezővel, a kárfelvétel és a kárszámítás elvégzése, valamint a kárrendezéshez szükséges egyéb iratok összegyűjtését követően a káriratokat kárrendezés céljából irodánkhoz továbbítják.
A káresemény helyszínén a lehető legnagyobb gondossággal kell eljárni az adatok és a baleset körülményeinek rögzítésekor. Az ún. (Európai) Baleseti bejelentő teljes és pontos kitöltésével rendelkezésre állnak azok az adatok, amelyek a kárrendezés megkezdéséhez elengedhetetlenül szükségesek. Nem szabad szem elől téveszteni azt, hogy a balesetben részes járművek vezetői a jogszabály erejénél fogva kötelesek a jármű üzembentartójának, vezetőjének és magának a járműnek az adatait, valamint a felelősségbiztosításra vonatkozó adatokat a baleset többi részesével közölni.
Gyakran okoz a kárrendezés során problémát, hogy járműszerelvények esetében csak a vontatmány forgalmi rendszámát jegyzik fel, a vontatóét nem, holott az esetek túlnyomó többségében ez utóbbira lenne szükség a károkozó üzembentartó személye megállapításához. Nagy segítség, ha külföldi járművek estében a rendszámot kiadó országot is feljegyzik, mert az utóbbi években létrejött új országokra is figyelemmel egyre több ország követ hasonló vagy azonos rendszert a forgalmi rendszámok kiadásakor.